Vrije Tijd: Huishoudelijk reglement vrijetijdsactiviteiten Hulshout.

Goedgekeurd tijdens de gemeenteraad van 29.04.2013.

Artikel 1: ALGEMENE BEPALINGEN

Het organiserend bestuur is het gemeentebestuur van Hulshout, Prof. Dr. Vital Celenplein 2 te 2235 Hulshout. De vrijetijdsactiviteiten worden georganiseerd door de gemeentelijke vrijetijdsdiensten.

Sportdienst Jeugddienst Bibliotheek en cultuurdienst

Industriepark 3 Prof. Dr. Vital Celenplein 2 Booischotseweg 1

2235 Hulshout 2235 Hulshout 2235 Hulshout

Tel.: 015 24 26 77 Tel.: 015 22 94 82 Tel.: 015 22 40 17

E-mail: sport@hulshout.be E-mail: jeugd@hulshout.be E-mail: hulshout@bibliotheek.be

Het reglement is van toepassing op alle vrijetijdsactiviteiten die georganiseerd worden door de gemeentelijke vrijetijdsdiensten.

Het reglement is van toepassing op iedere deelnemer en op iedere ouder die zijn/haar kind inschrijft voor deelname aan één van deze gemeentelijke initiatieven.

Artikel 2: TARIEVEN

De tarieven worden vastgelegd in gemeentelijke retributiereglementen. Deze retributiereglementen kunnen bij de betrokken diensten opgevraagd worden.

Artikel 3: INSCHRIJVEN / UITSCHRIJVEN / BETALEN

1. Registratie

Voor de kinderen die willen deelnemen aan één van de vrijetijdsactiviteiten, dient er éénmalig een gezinsaccount aangemaakt te worden. Dit gebeurt bij voorkeur via de gemeentelijke website. Het gezinsaccount kan ook worden aangemaakt op de betrokken vrijetijdsdiensten. Jaarlijks dient er voor elk kind een ingevulde informatiefiche bezorgd te worden aan de betrokken vrijetijdsdienst.

2. Informatiefiche

Voor elk deelnemend kind dienen de ouders een informatiefiche in te vullen bij de eerste inschrijving van een vakantie-activiteit van een kalenderjaar. Deze fiche moet bezorgd worden aan de betrokken vrijetijdsdienst en blijft geldig gedurende de rest van dat kalenderjaar. Indien de (medische) situatie van uw kind tijdens het jaar zou wijzigen, dan dient dit doorgegeven te worden aan de vrijetijdsdienst. De inhoud van de informatiefiche is vertrouwelijk.

3. Inschrijven

Het is verplicht vooraf in te schrijven. Bij voorkeur gebeurt dit online via de inschrijvingsmodule op de gemeentelijke website. De inschrijvingen kunnen ook gebeuren op de betrokken vrijetijdsdienst.

Indien uw kind in de voor- of naopvang blijft, dient hiervoor ook op voorhand ingeschreven te worden bij de betrokken dienst, namelijk IBO Kinderclub Dol-fijn.

4. Betalen

• Indien de inschrijving online gebeurt via de gemeentelijke website dient er online betaald te worden via een beveiligde website.

• Indien de inschrijving via de vrijetijdsdiensten verloopt, dient er cash betaald te worden op het moment van de inschrijving.

5. Uitschrijven

Bij het uitschrijven dient met volgende regeling rekening gehouden te worden:

a) Er wordt geen administratieve kost aangerekend per geannuleerde dag in volgende gevallen:

• annulering bij ziekte van het kind: er dient ten laatste één week na het einde van de betreffende vakantiewerking / activiteit een geldig doktersattest binnen gebracht te worden bij de desbetreffende vrijetijdsdienst;
• annulering in geval van overmacht (overlijden naaste, …).

b) Er wordt 1 euro administratieve kost aangerekend per geannuleerde dag in volgend geval:

- andere annuleringen die ten laatste 1 week voor de start van de activiteit worden geannuleerd.

c) In de andere gevallen wordt het inschrijvingsgeld niet terugbetaald, doch dient men de organiserende vrijetijdsdienst te verwittigen bij afwezigheid.

Artikel 4: PRIVACY

De persoonsgegevens voor de sport-, jeugd-, bibliotheek- en cultuurwerking van de gemeente worden verwerkt door TicketGang BVBA en zijn onderworpen aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens ), zoals gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (tot omzetting van de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van de persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens).

Met betrekking tot deze personen worden de namen, voornamen, adressen, telefoon en individuele e-mail adressen in TicketGang opgeslagen samen met alle nodige informatie nuttig voor de goede werking van de inschrijvingen voor de sport-, jeugd-, bibliotheek- en cultuurwerking.

1. Een gezin kan zich registreren door een account aan te maken. Met deze account kan u online inschrijven op de activiteiten van de sport-, jeugd-, bibliotheek- en cultuurwerking en na betaling wordt de inschrijvingsbevestiging naar het opgegeven mailadres verzonden.

2. Door in te loggen op uw account kunt u uw persoonlijke gegevens verifiëren en desgewenst aanpassen, online inschrijvingen bekijken en fiscale attesten bekomen.

3. U hebt steeds een inzage- en correctierecht. Alle vragen of opmerkingen kunt u steeds bezorgen via mail aan info@ticketgang.be of schriftelijk op het adres, TicketGang BVBA, Bieststraat 87, 3191 Boortmeerbeek, België.

Artikel 5: KLACHTEN

- Klachten kunnen in eerste instantie worden gemeld aan de hoofdverantwoordelijke van de activiteit. De hoofdverantwoordelijke zal de klacht bekijken en eventuele acties ondernemen.

- Wanneer geen consensus wordt bereikt, kunnen de deelnemers of de ouders de klacht via een klachtenformulier schriftelijk overmaken aan de klachtenambtenaar van de gemeente die de klacht zal registreren en onderzoeken. De ouders zullen vervolgens schriftelijk op de hoogte worden gesteld van de besluitvorming.

Gemeente Hulshout

t.a.v. klachtenambtenaar

Prof. Dr. Vital Celenplein 2

2235 Hulshout